jeudi, 05 avril 2012 17:47

Durée de conservation des documents d'entreprise

Beaucoup de chefs d'entreprises s'interrogent sur la durée de conservation des documents de l'entreprise.



Aussi, nous avons trouvé judicieux de faire un rappel par tableaux des principaux documents à conserver. Il s'agit notamment des documents civils et commerciaux, sociaux et relatif au personnel, des documents fiscaux ainsi que les documents et pièces comptables.

DOCUMENTS CIVILS ET COMMERCIAUX DUREE LEGALE
Correspondance commerciale (courriers envoyés ou reçus) 5 ans à compter de la clôture de l’exercice social de référence
(article L.123-22 al. 2 du Code de commerce)
Contrats commerciaux conclus avec des commerçants ou avec des non-commerçants 5 ans à compter du terme du contrat
(art. L.123-22 al.2 du Code de commerce)
Commandes fournisseurs ou clients 5 ans
Contrat d’acquisition de biens immobiliers A vie ou jusqu’à revente
Documents bancaires (relevés bancaires, avis de débit et de crédit, talons de chéquiers) 5 ans


DOCUMENTS SOCIAUX
(sociétés commerciales)
DUREE LEGALE
Attestations d'inscription en compte
Comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexes) 10 ans à compter de la clôture de l’exercice social considéré
(art. L.123-22 al 2 du Code de commerce)
Convocations, feuilles de présence, pouvoirs 3 ans
(art. L.235-9 du Code de commerce)
Documents modificatifs des statuts
Rapports des commissaires aux comptes 3 ans
(art. L.235-9 du Code de commerce)
Rapports du gérant ou du conseil d’administration 3 ans
(art. L.235-9 du Code de commerce)
Registre des assemblées et des délibérations du conseil d’administration 5 ans à compter du dernier procès-verbal
(art. L.2224 du Code civil)
Registre des titres et des mouvements de titres, ordres de mouvement, fiches d’actionnaires 5 ans
(art. L.2224 du Code civil)
Statuts, annexes, pièces modificatives 5 ans à compter de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés (art. L.2224 du Code civil)


DOCUMENTS ET PIECES COMPTABLES DUREE LEGALE
Livres et registres comptables (livre journal, grand livre, livre des inventaires, bilans, comptes de résultat, comptes de pertes et profits, balance générale annuelle, journaux auxiliaires, journal centralisateur, balances auxiliaires annuelles, inventaires) 10 ans à compter de la clôture du livre ou du registre
(art.L.123-22 du Code de commerce)
Justificatifs comptables (factures, bons de commande, bons de livraison, contrats de leasing, contrats d’assurances, contrats de prêt, d’emprunt, marchés etc.) 10 ans à compter de la clôture de l’exercice social considéré
(article L.123-22 al. 2 du Code de commerce)


DOCUMENTS FISCAUX DUREE LEGALE
Rappel: les documents comptables doivent être conservés 10 ans, délai qui couvre tous les délais de
reprise de l’administration fiscale de 3 ou 10 ans
Documents de toute nature nécessaires au contrôle des déclarations souscrites ou sur lesquels le fisc peut exercer son droit de communication 5 ans plus année en cours
Déclarations en douane et documents joints 3 ans plus année en cours


DOCUMENTS RELATIF AU PERSONNEL DUREE LEGALE
Documents relatifs à la comptabilisation des horaires et temps de travail de chaque salarie 1 an
Documents se rapportant aux salaires, primes ou indemnités (fiches de paie, reçu pour solde de tout compte etc.) 5 ans
Documents relatifs aux charges sociales 5 ans
Documents relatifs aux vérifications et contrôles au titre de l’hygiène et de la sécurité 5 ans
Reçus de solde de tous comptes
Livre de paie (coté et paraphé) 5 ans * à compter de la clôture du livre
Registres du personnel 5 ans * à compter de la clôture du registre
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